후원관련 서류 보관기간 문의

Q.

후원금품 수입사용명세서, 기부금영수증발급대장, 후원금품 배분사업에 대한 인수증, 명단 등 근거서류의 보관기간은 얼마동안인지 궁금합니다.

 

A. 

1. 부산광역시에서 제작한 자료에 의하면 사회복지시설의 비치서류중 후원과 관련된 서류로 명시된 것은 다음과 같습니다.

- 가. 사회복지사업법상 사회복지시설이 비치하여야 할 서류 목록(시행규칙 제25조)의 7. 후원금품대장 - 나. 재무회계규칙상 구비서류중 2. 결산에 첨부할 서류(재무회계규칙 제20조) 중 17) 후원금 수입 및 사용결과보고서(전산파일 포함), 18) 후원금 전용게좌의 입출금 내역, 그리고 5. 후원금 영수증 발급목록에 대한 별도의 장부(재무회계규칙 제41조의 4)입니다.

사회복지사업법에는 보존기간에 대한 별도의 규정이 없으며 비치하여야할 서류목록만을 규정하고 있습니다. 그러나, 타 법에 의한 서류 보존기간은 명시되어 있는데 그 세부내용은 다음과 같습니다.

- 가. 상속세 및 증여세법 에 의한 규정(제51조) 1) 공익법인은 장부와 중요한 증명서류는 해당 공익법인의 소득세 과세기간 또는 법인세 사업연도의 종료일로부터 10년간 보존하여야 함. 2) 위 조항에 의한 장부는 출연받은 재산의 보유 및 운영상태와 수익사업의 수입 및 지출 내용의 변동을 계산서와 영수증 등에 의하여 빠짐없이 보관해야 함. ※ 사회복지법인은 [상속세 및 증여세법]에 의한 공익법인 등의 범위에 포함됨 ※ 사회복지사업법의 규정에 의한 사회복지법인이 운영하는 사업 (상증령 제12조 3호)

 

2. 서울시사회복지협의회에서 제작한 2021 사회복지시설 운영규정 표준안 208쪽을 보면, 후원관련 문서와 보전기간이 표기된 내용은 없습니다. 다만. 전반적인 문서기간과 [별표]로 문서보존기간, 개인정보파일 보유기간 책정기준표만 명시되어 있습니다. 여기에 해당되지 않은 문서는 그 성격에 따라 시설장이 정한다 라고 표기되어 있습니다.

제28조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 영구, 10년, 5년, 3년, 1년 등 총 5종으로 구분하며 문서 종류별 보존기간은 [별표3]과 같다. ② 제1항이 각 기준에 해당하지 않는 문서는 그 성격에 따라 시설장이 정한다.

 

3. 공익법인과 관련하여 후원관 관련된 서류 보존은

장부의 작성･비치 의무(상증법 제51조) 공익법인은 사업연도별로 출연받은 재산 및 공익사업 운용내용 등에 대한 장부를 작성하여야 하며 장부 및 관계있는 중요한 증명서류를 사업연도 종료일부터 10년간 보존하여야 합니다(공익법인세무안내, 국세청, 2021. 96쪽)   기부금품법 보관기간을 명시하고 있지 않으나, 모집자 대부분이 [상송세 및 증여세법]에 의한 '공익법인'인 점을 감안하면 10년간 보관하여야 함(상증법 제51조 2항) 기부금영수증 발급명세 작성･보관･제출 의무(법인세법 제112조의 2) 기부금영수증을 발급하는 법인은 기부자별 발급명세서를 작성하여 발급한 날부터 5년간 보관하여야 하며, 기부금영수증 총 발급 건수 등이 적힌 기부금영수증 발급명세서를 제출하여야 합니다(공익법인세무안내, 국세청, 2021. 110쪽) 기부금 이월공제 기간 (법인세법 제24조4, 소득세법 제34조 3, 제61조의 2) 기부금 이월공제는 각 사업연도(과세기간)에 지출된 기부금을 우선 공제 후 남은 기부금 공제한도내에서 이월된 기부금을 공제했고, 이때 공제 받지 못한 기부금은 10년간 이월이 가능함.

사회복지법인은 [상속세 및 증여세법]에 의한 공익법인 등의 범위에 포함되므로, 공익법인이 준수해야 하는 의무를 지켜야 합니다.

 

결론적으로 후원과 관련된 문서의 정확한 범위와 보존기한을 제시할 수 없으나, 공익법인 운용을 기준으로 하면 10년의 기한은 지켜야 하지 않을까 생각됩니다. 후원과 관련된 모든 이해관계자와 활동, 기관의 개발, 관리, 배분등은 개인인적정보, 재무회계, 공익사업, 세금공제 등 매우 다양한 영역과 법에 포괄되어 있기 때문입니다. 위의 내용을 기반으로 시설장과 논의하여 명문화하시기를 바랍니다.

 

참고자료

2021 사회복지법인·시설 업무가이드, 부산광역시

2021 사회복지시설 운영규정 표준안, 서울시

2021 공익법인세무안내