현물기부 수령 및 배분 절차

 

  기부받는 단체나 담당자에 따라 매번 다르게 기부안내와 실천이 달라진다면 건강한 현물기부문화를 확산하기 어렵다. 일관되고 어느 기관이나 사용할 수 있는 [현물기부 수령 및 배분절차]에 대한 실무 매뉴얼이나 지침이 있다면 현장에서 겪고 있는 어려움은 줄어들고 기부자와의 소통이 편안해 질 수 있을 것이다. [현물기부 수령 및 배분절차]의 전반적인 흐름 이해를 통해 각 지점에서 갖추어야 할 요소를 확인하고 기관내에서 현물기부 처리시 빠진 항목이 없는지 점검해 보자.

 

 

계 획

필요자원에 대한 계획을 세우고, 정기적으로 기부받을 수 있는 자원을 기록하자. 필요자원에 대한 계획이 내부적으로 수립이 되어 있다면 보다 체계적인 자원의 수용과 배분이 이루어질 수 있다. 각 부서별 혹은 팀별로 필요자원을 확인하여 공유하여 중복되거나 대체될 수 있는 자원의 활용을 협의하는 것이 좋다.

 

•필요 자원리스트 기반

•정기성 자원리스트 기반

•배분 및 물품사용(바자회 등) 계획 수립

 

문의·응대

물품을 기부하고자 하는 기부자에게 확인하고, 안내해야 할 사항들은 체크리스트로 만들어 상담 시 꼼꼼히 확인한다면 불필요한 오해를 줄일 수 있으며, 자발적인 기부의사 결정에 도움을 줄 수 있다.

 

•확인사항: 기부자(처)유형/물품(종류,양,부피,유통기한 등)/물품사용계획 및 의향확인/수령방식

•안내사항: 물품기부수령과 관련된 절차/기부물품 환산가(후원물품 현금가 환산표)/증빙서류/ 배송비부담여부/기탁서/기부영수증발급

•기부관련기관의 안내

 

현물수령

수령시, 물품확인 절차는 매우 중요하다. 물품상태와 수량을 확인하고, 특히 이월품이나 중고품일 경우 오염상태나 훼손 여부를 기부자와 함께 확인해야 한다.

 

•물품검수(물품상태와 수량 확인, 특히 이월품이나 중고품일 경우 훼손이나 오염확인)

•인수증 발급

 

보관·분류

운반하기 쉬운 박스로 정리하고 겉표면에 품목별로 입고일자, 유통기한, 사용용도나 기부자가 지정한 사업명을 기재하고 분류한다. 또한 기부자가 요청하는 경우 상표제거 또는 특정표시 및 포장과 같은 작업을 할 수 있다. 재고 현물 리스트는 정기적으로 작성한다.

 

•품목별 정리

•품목, 입고날짜, 유통기한, 사용현황, 재고사항, 사용처 지정기부여부 등 기재

•상표제거 등 기부자 요청에 따른 작업 이행

•재고 현물 리스트 정기적 작성

 

배 분

내부적으로 계획한 기준에 의해 배분하고 특별한 경우 배분회의를 통해 실행한다. 배분대상자나 기관에게 받을 인수확인 서류를 점검한다. 바자회 사업의 경우, 가격산정과 잔여물품 처리에 대해 함께 논의한다.

 

•배분기준 이나 계획 혹은 배분회의를 통해 실행

•바자회 사업 운영

•배분 후 수령자(처)에 대한 사진, 인수증 등 증빙기록

 

결과보고

매번 후원물품 배분(결과)보고를 하는 것은 아니나, 지원기관의 요구나 기부자(처)에 대한 감사인사와 함께 배분(사용)과정과 결과보고가 필요하다.

 

•지원기관이 요청하는 절차에 맞게

•기부자(처)의 경우 전화, 문자 혹은 서면으로 기관에서 정한 기준에 따라

 

법정신고 발급·기록

국가나 지자체에서 요구하는 보고와 신고는 철저하게 지키고, [현물기부 수령 및 배분절차]에 대한 내부 기록을 수행한다.

 

•자체 혹은 주무관청에서 요구하는 프로그램에 등록

•기부(후원)물품 관리대장

•폐기관리대장

•기부금 영수증 발급

•국세청 연말정산 신고 (1월)

•후원금 수입 명세 및 사용결과보고 제출 (3월)

•국세청에 기부금품 보고 (6월)

 

● 참고

사회복지재무·회계 기본공통과정 후원금 관리, 2019, 서울특별시사회복지협의회

서울시 푸드뱅크·마켓 업무 매뉴얼, 2020, 서울특별시사회복지협의회

알기쉬운 공익법인회계기준 매뉴얼, 2018, 한국공인회계사

한 눈에 보이는 현물기부 가이드, 2019, 한국장애인복지시설협회

현물기부 이슈와 해결방안 모색, 2019, 아름다운 재단

현물모금의 실태분석 및 개선방안 연구, 2016, 사회복지공동모금회

 

 

https://vo.la/Iw5Os

[현물기부QnA] 현물기부의 수령과 배분 절차